Contatti

Le schede dei clienti, fornitori, produttori e/o committenti

La scheda di un Contatto

Nella scheda di un Contatto si trovano le informazioni principali e tutti i movimenti ad esso collegati.

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(1) TAB e movimenti in altri moduli

Nella diversi TAB ci sono tutti i documenti creati negli altri moduli relativi al Contatto attuale:

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(2) Categorie

Il Contatto può essere associato a diverse Categorie, e successivamente essere cercato/esportato in base a diversi filtri di ricerca:

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(3) Campi personalizzati

Si possono creare/aggiungere dei campi personalizzati che verranno mostrati in questo punto:

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(4) Indirizzo di spedizione

Fino alla versione 4.2.0 era possibile aggiungere un unico indirizzo di spedizione aggiuntivo (diverso dal contatto principale) >> ora sono stati aggiunti gli indirizzi di spedizione multipli.

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Se si seleziona Abilitato, comparirà il pannello per poter inserire il nuovo indirizzo:

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In caso venga selezionato l'indirizzo in fase di stampa, verrà stampato un foglio A4 aggiuntivo con l'indirizzo di spedizione separato rispetto al resto del documento:

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Cancellare un contatto

Per poter cancellare un contatto, questo non deve avere documenti associati ad esso.
Si devono prima cancellare i documenti ed in secondo momento la scheda del contatto.

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(1) Cestino opacizzato = contatto non cancellabile, cioè ci sono documenti in esso.
(2) Cestino nero = si può cancellare

Statistiche sul fatturato di un contatto

Per vedere il fatturato dei clienti per un periodo, ci sono le statistiche presenti nel modulo Contatto.

Contatto > Statistiche

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L'impostazione di default prevede la visione degli ultimi 2 anni civili completi (1) e del periodo Gennaio-Mese Corrente sempre a confronto (2).

Si possono aggiungere o togliere (3) periodi alla tabella. Quelli a disposizione sono:

(4) Tutte le colonne sono ordinabili in modo ascendente/discendente.

(5) I dati di possono esportare in diversi formati:

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(6) Formati disponibili per l'esportazione: 

 

Filtrare i contatti in base alla Nazione

La ricerca avanzata permette di filtrare i contatti in base ad ogni campo presente.

Il campo della Nazione/Paese, si comporta in modo un po' differente, dato che per cercarlo si deve indicare un ID e non il nome stesso della Nazione.

Quindi, ad esempio, per cercare tutti i contatti con la nazione Svizzera, di deve ricercare l'ID 206:

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Ecco quindi la lista di tutte le Nazione presenti nel campo Nazione di un contatto:

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Lista rapida

Svizzera = 206
Liechtenstein = 124
Italia = 107
Francia = 74
Germania = 82
Austria = 14

Lista completa in ordine alfabetico 

I nomi sono in inglese

ID NAZIONE
1 Afganistan
2 Albania
3 Algeria
4 American Samoa
5 Andorra
6 Angola
7 Anguilla
8 Antarctica
9 Antigua and Barbuda
10 Argentina
11 Armenia
12 Aruba
13 Australia
14 Austria
15 Azerbaijan
16 Bahamas
17 Bahrain
18 Bangladesh
19 Barbados
20 Belarus
21 Belgium
22 Belize
23 Benin
24 Bermuda
25 Bhutan
26 Bolivia
27 Bosnia and Herzegowina
28 Botswana
29 Bouvet Island
30 Brazil
31 British Indian Ocean Territory
32 Brunei Darussalam
33 Bulgaria
34 Burkina Faso
35 Burundi
36 Cambodia
37 Cameroon
38 Canada
39 Cape Verde
40 Cayman Islands
41 Central African Republic
42 Chad
43 Chile
44 China
45 Christmas Island
46 Cocos Islands
47 Colombia
48 Comoros
49 Congo
50 Congo
51 Cook Islands
52 Costa Rica
53 Cote d'Ivoire
54 Croatia (Hrvatska)
55 Cuba
56 Cyprus
57 Czech Republic
58 Denmark
59 Djibouti
60 Dominica
61 Dominican Republic
62 East Timor
63 Ecuador
64 Egypt
65 El Salvador
66 Equatorial Guinea
67 Eritrea
68 Estonia
69 Ethiopia
70 Falkland Islands (Malvinas)
71 Faroe Islands
72 Fiji
73 Finland
74 France
75 France, Metropolitan
76 French Guiana
77 French Polynesia
78 French Southern Territories
79 Gabon
80 Gambia
81 Georgia
82 Germany
83 Ghana
84 Gibraltar
85 Greece
86 Greenland
87 Grenada
88 Guadeloupe
89 Guam
90 Guatemala
91 Guinea
92 Guinea-Bissau
93 Guyana
94 Haiti
95 Heard and Mc Donald Islands
96 Holy See (Vatican City State)
97 Honduras
98 Hong Kong
99 Hungary
100 Iceland
101 India
102 Indonesia
103 Iran (Islamic Republic of)
104 Iraq
105 Ireland
106 Israel
107 Italy
108 Jamaica
109 Japan
110 Jordan
111 Kazakhstan
112 Kenya
113 Kiribati
114 Korea
116 Kuwait
117 Kyrgyzstan
118 Lao People's Democratic Republic
119 Latvia
120 Lebanon
121 Lesotho
122 Liberia
123 Libyan Arab Jamahiriya
124 Liechtenstein
125 Lithuania
126 Luxembourg
127 Macau
128 Macedonia
129 Madagascar
130 Malawi
131 Malaysia
132 Maldives
133 Mali
134 Malta
135 Marshall Islands
136 Martinique
137 Mauritania
138 Mauritius
139 Mayotte
140 Mexico
141 Micronesia
142 Moldova
143 Monaco
144 Mongolia
145 Montserrat
146 Morocco
147 Mozambique
148 Myanmar
149 Namibia
150 Nauru
151 Nepal
152 Netherlands
153 Netherlands Antilles
154 New Caledonia
155 New Zealand
156 Nicaragua
157 Niger
158 Nigeria
159 Niue
160 Norfolk Island
161 Northern Mariana Islands
162 Norway
163 Oman
164 Pakistan
165 Palau
166 Panama
167 Papua New Guinea
168 Paraguay
169 Peru
170 Philippines
171 Pitcairn
172 Poland
173 Portugal
174 Puerto Rico
175 Qatar
176 Reunion
177 Romania
178 Russian Federation
179 Rwanda
180 Saint Kitts and Nevis
181 Saint LUCIA
182 Saint Vincent and the Grenadines
183 Samoa
184 San Marino
185 Sao Tome and Principe
186 Saudi Arabia
187 Senegal
188 Seychelles
189 Sierra Leone
190 Singapore
191 Slovakia (Slovak Republic)
192 Slovenia
193 Solomon Islands
194 Somalia
195 South Africa
196 South Georgia
197 Spain
198 Sri Lanka
199 St. Helena
200 St. Pierre and Miquelon
201 Sudan
202 Suriname
203 Svalbard and Jan Mayen Islands
204 Swaziland
205 Sweden
206 Switzerland
207 Syrian Arab Republic
208 Taiwan, Province of China
209 Tajikistan
210 Tanzania, United Republic of
211 Thailand
212 Togo
213 Tokelau
214 Tonga
215 Trinidad and Tobago
216 Tunisia
217 Turkey
218 Turkmenistan
219 Turks and Caicos Islands
220 Tuvalu
221 Uganda
222 Ukraine
223 United Arab Emirates
224 United Kingdom
225 United States
226 United States Minor Outlying Islands
227 Uruguay
228 Uzbekistan
229 Vanuatu
230 Venezuela
231 Viet Nam
232 Virgin Islands (British)
233 Virgin Islands (U.S.)
234 Wallis and Futuna Islands
235 Western Sahara
236 Yemen
237 Yugoslavia
238 Zambia
239 Zimbabwe
240 Serbia

 

Email e destinatari multipli negli invii

Dalla versione 3.5.1 sono stati introdotti i destinatari multipli in base ai moduli di TotalGest.

Cioè, potete inviare le offerte al contatto X, i bollettini di consegna ad un contatto Y mentre le fatture vanno inviate per mail al contatto Z.

Nella scheda di un contatto:

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(1) Indirizzo email generico come usato fino ad ora

Sotto di questo si trova la nuova area per l'impostazione di indirizzi email specifici:

(2) Selezione del modulo: si può impostare per quale modulo questo account è il destinatario dei documenti inviati per email da TotalGest.
Si può impostare anche Tutti oltre agli altri singoli moduli installati.

(3) Nome del contatto >> nome mostrato come mittente

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(4) Indirizzo email del contatto
(5) Aggiunta di un nuovo destinatario >> una volta creato, cliccare su applica per salvare

 

Statistica tempo medio di pagamento

Dalla versione 3.5.3, sono stati introdotti dei nuovi valori statistici sul tempo medio di pagamento di un cliente.

Questi valori (espressi in giorni) ci indicano se un cliente è un "buon pagatore" oppure un "pessimo pagatore".

Scheda di un contatto > TAB > Dettagli

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Periodo usato per il calcolo statistico

Il periodo massimo preso in considerazione è di 5 anni. 
Anche se ci possono essere clienti da più tempo, abbiamo considerato che 5 anni è un tempo sufficientemente ampio per poter avere dei valori rappresentativi di quanto ricercato.

Tempo medio di pagamento (fatture pagate)

Per il calcolo sono considerate solo le fatture pagate completamente (quindi chiuse) degli ultimi 5 anni.

Tempo medio di pagamento (fatture pagate e fatture scadute)

Per il calcolo sono considerate le fatture pagate completamente e anche le fatture scadute e non pagate al 100% (quindi parzialmente, ad es. acconto).

Giorni mediano

Valore mediano dei giorni, abbiamo usato quello perché non falsa i valori quando, ad esempio, c'è una fattura che è rimasta dimenticata.

Esempio
La mediana dei seguenti giorni (20, 22, 23, 23, 23, 28, 30, 35, 360) è 23 mentre la media "classica" è 62.67.  https://it.wikipedia.org/wiki/Mediana_(statistica)

Giorni medio (media "classica")

È presente un tooltip sul valore mediano (passateci sopra con il mouse): valore indicato a titolo di paragone tra media e mediana.
Nota: i 2 valori dovrebbero esserre abbastanza vicini

Se i due valori distano molto potrebbe essere perché: 

Giorni ponderati per l'importo fattura

L'idea dietro a questo valore è quella di dare importanza all'importo della fattura.
Ci interessa sapere il tempo di pagamento per le fatture con un importo alto, non, ad esempio, una da 10 centesimi.

Il calcolo effettuato è: somma (totale fattura * giorni di pagamento fattura ) di tutte le fatture, con successiva divisione per la somma del totale di tutte le fatture.

Esempio
Fattura 1 di 10'000.- viene pagata in 240 giorni.
Fattura 2 di 100.- viene pagata in 30 giorni.
Il calcolo è (10000 * 240 + 100 * 30) / (10000 + 100) = 238 giorni (circa)

Se, sempre per esempio, invertiamo i tempi di pagamento delle due fatture:

Fattura 1 di 10'000.- viene pagata in 30 giorni.
Fattura 2 di 100.- viene pagata in 240 giorni.
il calcolo è (10000 * 30 + 100 * 240) / (10000 + 100) = 32 giorni (circa)

Al contrario dei calcoli della media e mediana, questo calcolo prende in considerazione i pagamenti parziali.

Esempio
Fattura di 10'000.-, viene pagato un acconto di 9'000.- (90%) dopo 30 giorni e saldata completamente dopo 120 giorni.
(9000 * 30 + 1000 * 120) / (9000 + 1000) = 39 giorni

Il caso contrario:

Fattura di 10'000.- viene pagato un acconto di 1'000.- (10%) dopo 30 giorni e saldata completamente dopo 120 giorni.
(1000 * 30 + 9000 * 120) / (9000 + 1000) = 111 giorni

Altro esempio: il cliente che paga subito l'importo piccolo ma ci mette un po' con gli importi grossi.

Fattura 1: Importo 10'000.- tempo 120 giorni,
Fattura 2: Importo 100.- tempo 30 giorni,
Fattura 3: Importo 100.- tempo 30 giorni,
Fattura 4: Importo 10'000.- tempo 120 giorni,
Fattura 5: Importo 100.- tempo 30 giorni,

Mediana: 30 giorni, Media: 60 giorni, Giorni ponderati all'importo: circa 118 giorni.

Se facciamo l'inverso (poco probabile) il cliente paga subito l'importo grosso ed è lento a pagare quelli piccoli.

Fattura 1: Importo 10'000.- tempo 30giorni,
Fattura 2: Importo 100.- tempo 120 giorni,
Fattura 3: Importo 100.- tempo 120 giorni,
Fattura 4: Importo 10'000.- tempo 30 giorni,
Fattura 5: Importo 100.- tempo 120 giorni,

Mediana: 120 giorni, Media: 120 giorni, Giorni ponderati all'importo: circa 32 giorni.

Nei casi normali, dove un cliente paga in modo regolare e simile nel tempo, tutte e 3 le medie dovrebbero essere simili.

 

Estratto conto di un cliente

Dalla versione 3.5.3 sono state aggiunte le stampe di estratti conto per cliente.

Contatto > Stampa > Selezionare l'estratto conto

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Si possono anche impostare gli invii automatici tramite email, nei quali si trova un allegato in pdf come da esempio seguente:

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Gli invii automatici, seguono una logica che è personalizzabile a seconda delle proprie esigenze e peculiarità.

Si possono impostare i giorni di invio, la frequenza e notifiche di altro tipo, sia al cliente che a voi fornitori.

Un esempio di logica è il seguente:

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Per avere informazioni ulteriori, siete pregati di contattare un nostro consulente direttamente.