Cose da fare a cavallo di 2 anni diversi
Piccoli accorgimenti e necessità tra 2 anni contabili diversi.
- Cambio della numerazione automatica dei documenti
- Cambiare manualmente la data e la numerazione di una fattura
- Report sulle fatture aperte al 31.12 (poste aperte)
Cambio della numerazione automatica dei documenti
TotalGest è impostato di default con una numerazione a 3-4 cifre.
Se durante l'anno fate, ad esempio più di 1000 fatture e usate una numerazione a 3 cifre, allora pensando all'anno nuovo potreste avere dei problemi con numeri uguali.
Facciamo un esempio prestando un occhio a questa impostazione:
FATTURE ANNO 2019F19001 |
FATTURE ANNO 2020L'anno nuovo inizia con un numero che è già presente nel 2019: |
In questo caso si devono usare almeno 4 o più cifre nella numerazione dopo la variabile dell'anno, quindi:
%y0001
Dalla versione 3.1 di TotalGest, si può cambiare la numerazione dei documenti (nr. Fattura, etc...) all'interno del documento stesso.
Leggi qui l'articolo su questa funzionalità >>
Cambiare manualmente la data e la numerazione di una fattura
All’inizio del mese di gennaio succede di dover fare ancora delle fatture che sono di pertinenza dell’anno precedente e che che quindi devono essere datate 31.12. oppure il contrario, cioè fatturare nell'anno vecchio, ma con la data del 01.01 dell'anno seguente.
TotalGest vi permette in 2 click, di creare un documento e cambiarne la data e la numerazione.
Creare una nuova fattura e cambiarne la data
(1) Creare una nuova fattura e intestarla ad un cliente
(2) Cambiare la data selezionando il 31.12 dell’anno precedente » così facendo si apre la finestra per l’aggiornamento (vd. immagine successiva)
Convertendo la fattura, si deve (generalmente è così) cambiare il numero di fattura (3) e qualora di usassero le polizze PVR, anche la loro numerazione (4).
Selezionare (5) Sì per poter procedere alla conversione.
Conversione ultimata
La fattura seguirà la numerazione (6) e la data (7) dell’anno precedente.
Dalla versione 3.1 di TotalGest, si può cambiare la numerazione dei documenti (nr. Fattura, etc...) all'interno del documento stesso.
Leggi qui l'articolo su questa funzionalità >>
Report sulle fatture aperte al 31.12 (poste aperte)
Con l'inizio di un nuovo anno contabile, quello vecchio deve essere chiuso.
Non tutte le fatture risulteranno, chiaramente, chiuse e pagate. Contabilmente si desidera quindi conoscere il valore delle fatture aperte, con stato al 31.12 (si chiamano anche poste aperte).
Moduli > Statistiche > Rapporti
Si aprirà una nuova pagina dalla quale si può selezionare il report specifico sotto il capitolo Report Modulo Fatture ed il report Stato pagamenti fatture retroattivo:
Impostare correttamente:
(1) Data: impostare 01.01 - 31.12 (anno completo)
(2) Selezionare il mandante corretto
(3) Fare partire il report
Quello che verrà generato è una lista di fatture che al 31.12 (data di fine impostata al pt.1) risultavano ancora aperte/non pagate.
Questo report è quindi generabile in ogni momento dell'anno e vi permette di vedere in modo retroattivo lo stato dei documenti non pagati, anche se oggi (data postuma al 31.12) questi sono saldati.