Gestione dei pagamenti
Come gestire il pagamento di una fattura (debitori)
- Pagamento manuale
- Importazione pagamenti
- Pagamento PVR oppure QR?
- Le polizze PV/PVR valide fino al 30 settembre 2022
- Spese elaborazione di un pagamento
Pagamento manuale
Per marcare in modo manuale un pagamento su una fattura, ci sono 2 possibilità:
1. Riga di pagamento singola e manuale
Aprire una fattura, poi in fondo ad essa cercare le righe rosse di pagamento:
(1) Aggiungere una o più righe di pagamento
(2) Motivo di pagamento che può essere di 3 tipologie: Pagamento, Sconto o Nota di Credito. Si possono anche differenziare ed aggiungere altre voci.
(3) Descrizione come testo libero
(4) Importo pagato
(5) Saldo scoperto. Quando il saldo è zero ed il documento è quindi correttamente pagato, su questo viene inibita la possibilità di fare ulteriori modifiche.
Se a posteriori si deve modificare un documento già chiuso, è sufficiente modificare la riga di pagamento di modo che il saldo sia diverso da zero, successivamente modificare quanto necessario ed infine rimettere a posto il pagamento.
2. Riga di pagamento multipla dalla lista fatture
fino alla versione 3.5.0
Per questo secondo metodo, si parte dalla lista delle fatture:
(1) Selezionare le fatture che si desiderano marcare pagate
(2) Seleziona una azione > Marca selezionate pagate
N.B. Quello che accade è che in automatico viene aggiunta una riga di pagamento come spiegato al punto precedente (dove invece lo si fa in modo manuale).
La data che viene marcata automaticamente nella riga di pagamento è quella odierna, cioè del giorno che si esegue questa operazione.
3. Riga di pagamento multipla dalla lista fatture
dalla versione 3.5.1
I passaggi sono come al punto precedente, con la differenza che una fattura non viene più marcata pagata con data odierna in automatico, ma si apre un modale che permette la selezione della data:
Importazione pagamenti
L'importazione automatica dei pagamenti avviene con l'upload di un file precedentemente scarico dal proprio ebanking.
È quindi una gestione dei pagamenti possibile solo per coloro che usano la QR-Fattura.
Vendite > Fatture > Importa pagamenti
Quando viene pagata una QR-Fattura, questa contiene un numero di riferimento a 27 cifre, che permette al pagamento di fare un match con la fattura presente in TotalGest.
(1) Dal vostro ebanking dovete scaricare il file con i pagamenti. Il formato ideale e corretto è in xml e caricarlo in quest'area
(2) Continuare al passaggio successivo
(3) I file caricati rimangono come storico sempre accessibile
A questo punto si può essere confrontati con diversi casi che devono essere gestiti a seconda del pagamento che si ha ricevuto.
Di seguito analizziamo molteplici casi possibili:
1. Importo fattura = importo pagato
(1) Caso più semplice dove l'importo pagato corrisponde all'importo della fattura.
Azione > Aggiungi pagamento
2. Pagamento giusto e duplicato su una fattura
(1) Questo primo pagamento è corretto >> l'importo ricevuto corrisponde a quello fatturato > Aggiungi pagamento.
(2) C'è un secondo pagamento sulla medesima fattura, ma questo eccede il saldo che è zero (3) dato che c'è il pagamento del punto (1).
Questo secondo pagamento è un errore possibile del cliente che deve essere gestito da parte vostra.
3. Più pagamenti sulla medesima fattura, SENZA errori
La gestione di pagamenti automatici multipli sulla medesima fattura è possibile solo dalla versione 3.4 rilasciata ad inizio 2021.
Nelle versioni precedenti, questa gestione multipla era possibile solo manualmente e non in modo automatico.
Fattura pagata in due volte (1) - (2) dove gli importi pagati (3) sommati corrispondono in modo esatto all'importo della fattura stessa (4).
TotalGest quindi mostra correttamente l'azione Aggiungi pagamento su entrambe le righe.
In questo modo è migliorata la gestione rateizzata di una fattura.
4. Più pagamenti sulla medesima fattura, CON errori
Questo esempio e simile al precedente, ma la somma dei pagamenti ricevuti non corrisponde al totale del fatturato e quindi TotalGest non consiglia quale azione applicare, ma queste devono essere selezionate manualmente a seconda dei casi.
La somma dei primi pagamenti, tutti sulla medesima fattura, (1) e (2) non eccede il saldo scoperto (5) e quindi sono corretti, mentre con l'aggiunta anche del pagamento (3) si andrebbe a superare l'importo totale della fattura.
In questo caso TotalGest richiede che sia l'utente a gestire le Azioni.
Ecco qui come risolveremmo noi la situazione sui 3 pagamenti:
Il terzo pagamento, chiude lo scoperto di quella fattura e per l'importo eccedente, viene creata/generata una Nota di Credito.
Questi casi presentati non sono la totalità dei casi possibili, ma la loro comprensione vi mette in condizione di poter risolvere in modo autonomo la gestione della importazione dei pagamenti.
Se aveste ulteriori domande relative ad un vostro caso specifico differente, vi invitiamo ad aprire un ticket di supporto.
Pagamento PVR oppure QR?
Dalla versione 3.4.0, TotalGest mostra se il pagamento ricevuto arriva da una vecchia polizza PVR oppure una nuova QR-Fattura:
Ad inizio 2021, Postfinance e SIX hanno comunicato che l'uso di PV/PVR è valido fino al 30 settembre 2022.
Le polizze PV/PVR valide fino al 30 settembre 2022
La fine è stata decisa: sarà il 30 settembre 2022 a decretare la fine delle polizze di versamento rosse (PV) e arancioni (PVR).
La nuova QR-Fattura entrata in vigore nell’estate del 2020, sostituirà in modo definitivo le polizze colorate.
Per chi ancora non è aggiornato sul nuovo sistema di fatturazione, consigliamo la lettura di alcuni nostri articoli dell’anno passato, dove spieghiamo tutto in modo molto preciso:
- Costi per pagamenti allo sportello Vs. E-banking gratuito
- QR-Fattura, cosa c’è da sapere
- Come pagare una QR-Fattura
Se volete vedere una stampa di una QR-Fattura, potete provare comodamente la demo online di TotalGest.
Nota: la fonte di questa notizia è Postfinance, che in data 19.01.2021, ha iniziato ad avvisare le varie parti coinvolte.
Spese elaborazione di un pagamento
Nell'importazione dei pagamenti, dalla versione 3.5.0 di TotalGest, vengono indicate anche le spese di elaborazione di un pagamento allo sportello postale.
Queste spese sono quelle che la vostra banca vi rifattura/addebita periodicamente e che sono imputabili a tutte quelle fatture che una persona paga allo sportello postale manualmente.
Sul cosa è cambiato dall'introduzione della QR-Fattura, rimandiamo a questo articolo dell'aprile 2020:
https://www.softcodex.ch/costi-per-pagamenti-allo-sportello-vs-e-banking-gratuito/