TotalPOS Restaurant - Bar Ristoranti Mense
Manuale di TotalPOS Risto, la cassa per bar, ristoranti e mense collegata a TotalGest: tavoli, comande, mandate, pagamenti, ricevute e utility di cassa.
- Introduzione
- Accesso e interfaccia
- Dashboard
- Gestione tavoli e sale
- Creare un ordine
- La comanda
- La schermata della comanda
- Le mandate
- Modificare un articolo: prezzo, sconto, note e mandata
- Sposta righe
- Salva, Ristampa e Preconto
- Pagamento e chiusura conto
- La schermata di pagamento
- Contanti, carte e altri metodi di pagamento
- Dividere il conto
- Sconti
- Conto aperto, fattura e tessere
- Storico ordini e ricevute
- Utility di cassa
- Configurazione (per tecnici)
- FAQ e risoluzione problemi
- Configurare menu, pulsanti e stampe
Introduzione
Cos'è TotalPOS Risto, a chi è destinato e come si collega a TotalGest.
Cos'è TotalPOS Risto
TotalPOS Risto è il software di cassa di TotalGest pensato per bar, ristoranti e mense. È un programma installato localmente sulla postazione di cassa (PC touch screen) e lavora collegato a TotalGest, da cui riceve articoli, categorie e prezzi e a cui trasmette ordini, ricevute e incassi.
Cosa si può fare con TotalPOS Risto
Con TotalPOS Risto il personale di sala e di cassa può:
- tenere sotto controllo la situazione della sala dalla Dashboard (tavoli liberi, ordini in corso, occupazione);
- gestire i tavoli in elenco o sulla piantina delle sale;
- aprire ordini al tavolo, ordini senza tavolo (banco, asporto) e ordini veloci;
- prendere la comanda suddivisa in mandate e inviarla ai reparti;
- stampare il preconto e incassare con contanti, carte, Twint, buoni o fattura, applicando sconti e dividendo il conto;
- consultare lo storico di ordini e ricevute e usare le utility di cassa (cassetto, prelievi, storni).
Come è organizzato questo manuale
I capitoli seguono il lavoro quotidiano: accesso alla cassa, lettura della Dashboard, gestione dei tavoli, creazione dell'ordine, comanda, pagamento, storico e utility. Il capitolo Configurazione è destinato ai tecnici che installano la postazione.
Per il collegamento fisico della postazione (cavi, stampanti, cassetto) vedi anche la pagina Come si attaccano i cavi in cassa nella libreria TotalPOS.
Accesso e interfaccia
Login con PIN, logout, barra superiore e barra di stato.
La schermata principale e la barra di stato
Dopo l'accesso con il PIN si apre la schermata principale. La parte alta contiene il menu e i pulsanti per creare gli ordini, la barra scura in basso mostra le informazioni sulla sessione e dà accesso ad alcune funzioni di servizio.
Accesso con PIN e logout
Ogni operatore accede a TotalPOS Risto con il proprio PIN personale. Il PIN identifica chi lavora in cassa: il suo nome viene registrato su ogni ordine e pagamento (colonne Creato da e Ultima modifica nello storico ordini).
Accedere
(1) Campo del PIN: le cifre digitate vengono nascoste.
(2) Tastierino numerico: C cancella tutto, il tasto con la freccia cancella l'ultima cifra.
(3) ACCEDI: conferma il PIN e apre la Dashboard.
Uscire
Per chiudere la sessione tocca Logout nella barra di stato in basso. La cassa torna alla schermata del PIN, pronta per l'operatore successivo.
Se previsto dalla configurazione della cassa, dopo la conferma di un pagamento viene eseguito automaticamente il logout e si torna alla schermata del PIN: così ogni incasso è attribuito all'operatore che lo esegue. L'opzione si attiva o disattiva nelle impostazioni della cassa in TotalGest (vedi capitolo Configurazione).
Dashboard
Indicatori della sala e schede degli ordini in corso.
Indicatori e ordini in corso
La Dashboard è la schermata di partenza: in un colpo d'occhio mostra la situazione della sala e tutti gli ordini ancora aperti.
(1) Tavoli disponibili: tavoli liberi sul totale dei tavoli configurati.
(2) Ordini in corso: numero di ordini aperti (al tavolo e senza tavolo).
(3) Occupazione: percentuale di occupazione del locale.
(4) Cerca ordine: filtra le schede per nome del tavolo o numero d'ordine.
(5) Ordini in corso: una scheda per ogni ordine aperto. Toccando una scheda si apre la comanda di quell'ordine.
Leggere una scheda ordine
(1) Data di apertura dell'ordine.
(2) Numero di persone (coperti).
(3) Importo totale dell'ordine.
(4) Mandata: indica a che punto è il servizio. Mandata 2/4 significa che l'ordine è alla 2ª mandata su 4 previste. In verde quando tutte le mandate sono in preparazione; in rosso con la freccia quando c'è ancora una mandata da mandare in preparazione (toccando la freccia la si manda in preparazione).
(5) Percentuale di avanzamento: quota degli articoli dell'ordine già mandati in preparazione (ad esempio 2 articoli su 3 = 67%). Vedi La comanda › Le mandate.
(6) Occupato: ordine associato a un tavolo (barra superiore rossa).
(7) Nome di un ordine senza tavolo: numero d'ordine seguito dal titolo indicato all'apertura.
(8) Aperto: ordine senza tavolo ancora da chiudere (barra superiore arancione).
Gestione tavoli e sale
Vista elenco, piantine delle sale, stati dei tavoli e spostamenti.
Vista elenco dei tavoli
(1) Pulsante Elenco; accanto si trovano le piantine delle sale (vedi Piantine delle sale).
(2) Tavolo Libero (barra verde): mostra i coperti previsti. Toccandolo si apre un nuovo ordine su quel tavolo.
(3) Tavolo Occupato (barra rossa): mostra persone, importo, mandata e avanzamento come nella Dashboard. Toccandolo si apre la comanda.
(4) Tavoli uniti: il nome mostra i tavoli raggruppati (es. Tavolo 118 + Tavolo…).
(5) SPOSTA: sposta un intero ordine da un tavolo a un altro (vedi Spostare un tavolo).
Piantine delle sale
Oltre all'elenco, ogni sala del locale ha la sua piantina: i tavoli sono disegnati nella loro posizione reale, così il personale li riconosce a colpo d'occhio.
(1) Pulsanti delle sale configurate (qui Sala interna e Terrazza).
(2) Tavolo libero: verde.
(3) Tavolo occupato: rosso, con l'importo dell'ordine.
(4) SPOSTA: funziona anche dalla piantina.
Toccando un tavolo si apre la sua comanda, esattamente come dall'elenco.
Configurare tavoli e sale in TotalGest
Tavoli, aree e piantine si configurano in TotalGest da Vendite › Ricevute › Tavoli (area per utenti esperti).
(1) Per ogni sede e area (es. Sport, Lounge) si vede il numero di tavoli.
(2) Anteprima della piantina di ogni sala dell'area.
(3) Icone per modificare l'elenco tavoli (matita) e la piantina.
Elenco dei tavoli
(1) Numero del tavolo.
(2) Nome mostrato sulla cassa.
(3) Posti a sedere: coperti proposti all'apertura dell'ordine.
(4) Abilitato: solo i tavoli abilitati compaiono sulla cassa.
(5) Cestino: elimina il tavolo.
(6) Nuovo aggiunge un tavolo, Nuovi ne aggiunge più di uno; Salva o Applica per confermare, Chiudi per uscire.
Disegnare la piantina
(1) Sala da modificare.
(2) Area di disegno: i tavoli si trascinano nella posizione desiderata.
(3) Proprietà del tavolo selezionato: posizione (X, Y), larghezza, altezza, colore, rotazione, posti a sedere e tipo (es. rettangolare).
(4) Elenco dei tavoli, con la voce Impostazioni / Sfondo per l'immagine di sfondo della sala.
(5) Nuovo, Salva, Applica, Chiudi.
Dopo le modifiche in TotalGest, sulla cassa usa Ricarica cassa (menu Utility) o il pulsante di aggiornamento per vedere i cambiamenti.
Spostare un tavolo
Con il pulsante SPOSTA della vista Tavoli si trasferisce un intero ordine da un tavolo a un altro, ad esempio quando i clienti cambiano posto. Per spostare solo alcuni articoli usa invece Sposta righe nella comanda.
1. Scegliere il tavolo di partenza
Tocca SPOSTA: vengono mostrati solo i tavoli occupati.
(1) Tocca il tavolo da spostare.
(2) ANNULLA: esce dalla modalità sposta.
2. Scegliere il tavolo di destinazione
(1) Il tavolo di partenza è evidenziato con il bordo arancione.
(2) Tocca un tavolo libero come destinazione.
(3) I tavoli occupati restano visibili ma la destinazione consigliata è un tavolo libero.
3. Conferma
(1) Il messaggio conferma lo spostamento (es. da Tavolo 101 a Tavolo 102): tocca OK.
L'ordine, con tutte le mandate e i pagamenti parziali, si trova ora sul nuovo tavolo; il tavolo di partenza torna libero.
Creare un ordine
Nuovo ordine al tavolo, ordine senza tavolo e ordine veloce.
Nuovo ordine al tavolo
Per aprire un ordine su un tavolo libero tocca Nuovo ordine nella barra superiore e, nella finestra Seleziona il tipo, scegli Tavolo.
1. Scegliere il tavolo
Si apre l'elenco dei tavoli liberi (quelli già occupati non compaiono). Tocca il tavolo desiderato; se i tavoli sono molti scorri l'elenco con la barra a destra.
(1) Tavolo libero da selezionare.
2. Inserire i dati dell'ordine
Nella finestra Dati ordine si completano le informazioni iniziali. Il numero d'ordine viene assegnato automaticamente al salvataggio.
(1) Persone: numero di coperti; il pulsante con il tastierino permette di inserirlo con il touch screen.
(2) Titolo: descrizione libera dell'ordine (ad esempio il nome del cliente).
(3) Tessera: tessera cliente da associare all'ordine, se previste.
(4) Cliente: cliente dell'anagrafica TotalGest, utile ad esempio per la fatturazione.
(5) Sconto: sconto sull'intero ordine, rapido (5%, 10%, 20%) o personalizzato (%).
(6) Salva crea l'ordine e apre la comanda; Chiudi annulla senza creare l'ordine.
Dopo il salvataggio il tavolo diventa Occupato e si passa alla schermata della comanda (vedi capitolo La comanda).
Ordine senza tavolo
Un ordine senza tavolo si usa per le vendite al banco, l'asporto o qualsiasi ordine non legato a un tavolo della sala. Nella Dashboard compare con la barra arancione e lo stato Aperto.
Tocca Nuovo ordine nella barra superiore: si apre la finestra Nuovo ordine.
(1) Ordine (senza tavolo): crea un ordine non associato a un tavolo.
(2) Tavolo: crea un ordine su un tavolo libero (vedi Nuovo ordine al tavolo).
Scegliendo Ordine (senza tavolo) si compilano i Dati ordine come per un tavolo: persone, titolo, tessera, cliente e sconto. Il titolo è utile per riconoscere l'ordine nella Dashboard (ad esempio il nome del cliente): la scheda mostrerà il numero d'ordine seguito dal titolo, ad esempio #743 - Ordine Luca.
Per una vendita ancora più rapida, senza compilare i dati, usa Ordine veloce.
Ordine veloce
Ordine veloce apre subito un nuovo ordine senza tavolo, senza passare dalla finestra dei dati. È pensato per il banco del bar: si toccano gli articoli e si incassa.
(1) Il nuovo ordine riceve automaticamente un numero (qui Ordine #816).
(2) Negli ordini senza tavolo le righe sono raggruppate per categoria (Bevande, Caffetteria…) invece che per mandata.
(3) SALVA per registrare l'ordine oppure PAGAMENTO per incassare subito.
Un ordine veloce non pagato resta tra gli ordini in corso della Dashboard e può essere ripreso in qualsiasi momento.
La comanda
Categorie, articoli, mandate, sposta righe, salva, ristampa e preconto.
La schermata della comanda
La schermata della comanda si apre quando si crea un nuovo ordine o si tocca un ordine esistente nella Dashboard o nella vista Tavoli. Qui si inseriscono gli articoli ordinati dai clienti.
(1) Intestazione dell'ordine: tavolo e titolo, ora di apertura, persone.
(2) Barra delle mandate: con le frecce si passa da una mandata all'altra (vedi Le mandate).
(3) Righe dell'ordine, raggruppate per mandata, con quantità e prezzo unitario.
(4) Riepilogo / Dettaglio: cambiano il modo di visualizzare le righe. Dopo il salvataggio al loro posto compare il pulsante Sposta righe.
(5) Subtotale e totale dell'ordine.
(6) Categorie degli articoli (Antipasto, Primo, Secondo, Dessert, Bevande…): toccandone una si visualizzano i suoi articoli. Se le categorie sono molte la barra scorre lateralmente.
(7) Cerca prodotto: ricerca dell'articolo per nome.
(8) Articolo: un tocco lo aggiunge all'ordine. Sull'articolo appena aggiunto compaiono i pulsanti – e + per cambiare la quantità e l'icona di modifica per aprirne i dettagli.
(9) Macro-categorie (Bistro, Caffetteria, Drinks, Food): filtrano le categorie mostrate in alto. Il campo Cerca categoria permette di trovarle per nome.
(10) SALVA: registra l'ordine. Il numero tra parentesi indica quante modifiche non ancora salvate ci sono.
(11) RISTAMPA: ristampa la comanda.
(12) PRECONTO: stampa il preconto da consegnare al cliente.
(13) PAGAMENTO: apre la schermata di incasso (vedi capitolo Pagamento e chiusura conto).
Importante: finché non si tocca SALVA gli articoli inseriti non sono registrati. Prima di uscire dalla comanda controlla che il pulsante non mostri più un numero tra parentesi.
Macro-categorie e sottocategorie
(1) Toccando una macro-categoria (qui FOOD) questa si evidenzia.
(2) Sotto il campo di ricerca compaiono le sue sottocategorie (Antipasti, Primi, Secondi, Dessert) e la griglia mostra gli articoli corrispondenti.
(3) La barra delle categorie in alto resta sempre disponibile.
Le mandate
Le mandate servono a organizzare il servizio in più uscite (ad esempio antipasti, poi primi, poi secondi). Ogni ordine può avere più mandate; la cucina riceve in preparazione una mandata alla volta.
Inserire articoli in mandate diverse
(1) Freccia indietro: torna alla mandata precedente.
(2) Mandata visualizzata sul totale delle mandate dell'ordine (qui la 2 di 2).
(3) Freccia avanti: passa alla mandata successiva. Se si è sull'ultima, ne prepara una nuova: gli articoli inseriti da quel momento vanno nella nuova mandata.
(4) MANDATA 1 (ATTUALE): la mandata attualmente in preparazione.
(5) MANDATA 2: mandata successiva, in attesa di essere mandata in preparazione.
Esempio: inserisci gli antipasti nella mandata 1, tocca la freccia avanti, inserisci i primi (finiranno nella mandata 2) e poi tocca SALVA.
Mandare in preparazione la mandata successiva
Quando il tavolo è pronto per l'uscita successiva, tocca la freccia rossa sulla scheda dell'ordine nella Dashboard e conferma con Sì la domanda Vuoi mandare in preparazione mandata 2?.
(1) Mandata 1/2: l'ordine è alla 1ª mandata su 2. La scritta è rossa e la freccia indica che c'è ancora una mandata da mandare in preparazione.
(2) Percentuale di avanzamento: quota degli articoli dell'ordine già mandati in preparazione (qui 2 articoli su 3 = 67%).
(3) Conferma con Sì.
Dopo la conferma la scheda mostra Mandata 2/2 in verde e l'avanzamento sale al 100%: tutte le mandate sono state mandate in preparazione.
Modificare un articolo: prezzo, sconto, note e mandata
Dopo aver aggiunto un articolo, sulla sua tessera compare l'icona di modifica (matita). Toccandola si apre la finestra Modifica, che agisce sull'ultimo elemento aggiunto di quell'articolo.
(1) Nome dell'articolo; con la matita accanto si può cambiare la descrizione.
(2) Prezzo personalizzato: prezzo diverso da quello di listino, digitabile con il tastierino.
(3) Sconto (%) sulla sola riga: 5%, 10%, 20% o percentuale libera.
(4) Nota speciale per la cucina o il bar (ad esempio "senza cipolla"); la X rossa la cancella. La nota appare sotto la riga dell'ordine.
(5) Mandata in cui inserire l'articolo: utile per spostarlo, ad esempio, dalla mandata attuale alla successiva.
(6) Pulsanti + e –: aumentano o diminuiscono la quantità. Nella finestra viene indicata la quantità originale e quella aggiunta in attesa di salvataggio.
(7) Chiudi annulla, Salva conferma le modifiche.
Ricorda di toccare poi SALVA nella comanda per registrare le modifiche nell'ordine.
Modificare un articolo già salvato
Negli ordini già salvati, toccando una riga nella colonna di sinistra questa si espande mostrando ogni singolo pezzo (#1, #2…). Toccando un pezzo si apre la stessa finestra Modifica, con alcuni pulsanti in più.
(1) La riga espansa mostra i singoli pezzi: tocca quello da modificare.
(2) Cestino rosso: elimina il pezzo dall'ordine.
(3) Sposta prodotto: sposta il pezzo su un altro tavolo o ordine (come Sposta righe).
Sposta righe
Con Sposta righe si spostano uno o più articoli da un ordine a un altro: ad esempio quando un cliente cambia tavolo o vuole pagare a parte una consumazione. Il pulsante compare in basso a sinistra nella comanda dopo che l'ordine è stato salvato.
1. Selezionare le righe
(1) Tocca le righe da spostare: vengono evidenziate in azzurro.
(2) SPOSTA (n): conferma la selezione; tra parentesi il numero di righe scelte.
(3) ANNULLA: esce senza spostare nulla.
2. Scegliere la destinazione
(1) Articolo e ordine di provenienza.
(2) Scheda Tavolo: elenco di tutti i tavoli, liberi (verdi) e occupati (rossi).
(3) Scheda Ordine: elenco degli ordini senza tavolo.
(4) Tavolo libero: lo spostamento apre un nuovo ordine su quel tavolo.
(5) Tavolo occupato: l'articolo viene aggiunto all'ordine già aperto.
(1) Scheda Ordine.
(2) + Ordine: crea un nuovo ordine senza tavolo con le righe selezionate.
(3) Ordine esistente: le righe vengono aggiunte a quell'ordine.
Toccata la destinazione, conferma con Sì la domanda di spostamento. Le righe spariscono dall'ordine di partenza e il totale si aggiorna.
Salva, Ristampa e Preconto
(1) SALVA: registra l'ordine e invia le novità ai reparti. Il numero tra parentesi indica quante modifiche non sono ancora salvate; quando l'ordine è salvato il pulsante non mostra più il numero.
(2) RISTAMPA: ristampa la comanda dell'ordine.
(3) PRECONTO: stampa il preconto da presentare al cliente prima dell'incasso. È disponibile anche nella schermata di pagamento.
(4) PAGAMENTO: apre la schermata di incasso.
Cosa viene stampato
Quali stampe escono al salvataggio e al pagamento (ordine completo o solo le parti nuove, scontrini per ordini con o senza tavolo, ticket dopo il pagamento) dipende dalle opzioni della cassa in TotalGest: vedi Impostazioni della cassa in TotalGest (Food & Beverage). Le stampanti di reparto si associano agli articoli tramite i Gruppi stampanti.
Consiglio: salva sempre prima di uscire dalla comanda. Se esci senza salvare, gli articoli inseriti non vengono registrati.
Pagamento e chiusura conto
Contanti, carte, Twint, buoni, fatture, sconti, dividi conto, conto aperto e tessere.
La schermata di pagamento
Dalla comanda tocca PAGAMENTO per aprire la schermata di incasso dell'ordine.
(1) Articoli dell'ordine con quantità, sconto in percentuale e prezzo. La matita permette di modificare la singola riga.
(2) Articoli selezionati: articoli che si stanno pagando (di default Tutti).
(3) Pagamenti selezionati: i pagamenti inseriti, con importo e tipo. La X rossa elimina un pagamento inserito per errore.
(4) Ricapitolo totali ordine: persone, totale ordine, già pagato, rimanente, numero di articoli selezionati, importo da pagare e resto da restituire.
(5) Sconti: 5%, 10%, 20% o percentuale personalizzata (vedi Sconti).
(6) DIVIDI: divide il conto per numero di persone (vedi Dividere il conto).
(7) PRECONTO: stampa il preconto.
(8) TESSERE: pagamento o sconto con tessera cliente.
(9) CONTO APERTO: lascia il conto aperto a carico del cliente.
(10) DETTAGLIO: mostra il dettaglio dell'ordine.
(11) INDIETRO: torna alla comanda senza incassare.
(12) Metodi di pagamento: contanti in CHF o EUR, tagli rapidi delle banconote, fattura, buoni, carte e Twint (vedi Contanti, carte e altri metodi di pagamento).
(13) Importo del prossimo pagamento e tastierino per modificarlo.
Contanti, carte e altri metodi di pagamento
Il pagamento si compone in due passi: prima si inseriscono uno o più pagamenti, poi si conferma con il pulsante PAGAMENTO.
1. Inserire i pagamenti
L'importo proposto in alto a destra è quello ancora da pagare. Per incassare tutto con un solo metodo basta toccare il metodo:
- CHF / EUR: contanti nella valuta indicata;
- 10 / 20 / 50 / 100 / 200 / 1000 CHF: tagli rapidi, utili quando il cliente consegna una banconota (il resto viene calcolato nel ricapitolo);
- Visa, MasterCard, Postcard, Maestro, American Express, Diners Club, V-Pay, Twint: carte e pagamenti elettronici;
- Buono: pagamento con buono;
- Fattura / Pagamento fattura: addebito su fattura.
Per un pagamento misto digita sul tastierino l'importo della prima parte, tocca il metodo, poi ripeti per la parte restante. Esempio: 17.00 in contanti e 51.00 con Twint.
2. Confermare
(1) Pagamenti inseriti: 17.00 in contanti e 51.00 con Twint. La X rossa elimina un pagamento.
(2) Quando i pagamenti coprono l'importo da pagare, al posto dei pulsanti di sconto compare il pulsante PAGAMENTO: toccalo per chiudere il conto.
(3) Metodi di pagamento.
(4) Importo ancora da assegnare (0.00 quando il conto è coperto).
Dopo la conferma l'ordine passa tra i Pagati, il tavolo torna libero. Se la cassa è configurata con il logout automatico dopo il pagamento, si torna alla schermata del PIN.
I metodi e i tagli disponibili dipendono dalla configurazione della cassa in TotalGest.
Dividere il conto
Con DIVIDI il totale dell'ordine viene diviso in parti uguali tra le persone del tavolo, così ognuno può pagare la propria quota con il metodo che preferisce.
(1) Importo: totale da dividere e quota calcolata per persona (/pax). Con Cambia si può impostare la quota a mano.
(2) Numero persone: proposto in base alle persone dell'ordine; con Cambia e il tastierino si modifica.
(3) ENTER: conferma. L'importo da pagare in alto a destra diventa la quota per persona.
Incassare le quote
Tocca il metodo di pagamento della prima persona: la quota viene aggiunta ai pagamenti. Ripeti per le altre persone e conferma con PAGAMENTO quando il conto è coperto.
(1) Quota pagata in contanti.
(2) X rossa: elimina il pagamento se inserito per errore.
(3) Metodo di pagamento usato (CHF contanti).
(4) Importo della quota per persona.
Pagare solo alcuni articoli
In alternativa alla divisione in parti uguali, ognuno può pagare i propri articoli. Nella schermata di pagamento tocca nella colonna di sinistra gli articoli da incassare: passano tra gli Articoli selezionati e l'importo Da pagare diventa la loro somma.
(1) Tocca l'articolo da pagare.
(2) L'articolo compare tra gli Articoli selezionati; la X rossa lo toglie dalla selezione.
(3) #Selezionati e Da pagare mostrano numero e importo degli articoli scelti.
Scegli quindi il metodo di pagamento e conferma: l'ordine resta aperto per gli articoli rimanenti.
Sconti
Gli sconti si possono applicare in tre punti:
- sull'intero ordine, alla creazione, nella finestra Dati ordine;
- sulla singola riga, nella finestra Modifica dell'articolo;
- al momento del pagamento, con i pulsanti della schermata di incasso.
Sconto rapido in fase di pagamento
(1) Lo sconto compare nella colonna % di ogni articolo e il prezzo viene ricalcolato.
(2) Pulsanti 5%, 10%, 20%: applicano subito lo sconto.
(3) Il Totale ordine e l'importo Da pagare si aggiornano.
Sconto personalizzato
Il pulsante % apre un campo per inserire una percentuale libera.
(1) Campo Sconto %: inserisci la percentuale.
(2) Spunta verde: applica lo sconto.
(3) X rossa: annulla.
(4) Tastierino numerico per digitare il valore.
Attenzione: uno sconto applicato nella schermata di pagamento vale per quell'incasso. Se esci con INDIETRO senza pagare, lo sconto non viene salvato nell'ordine.
Conto aperto, fattura e tessere
Oltre ai pagamenti immediati, TotalPOS Risto gestisce pagamenti legati a una carta del cliente, utili ad esempio nelle mense o per i clienti abituali. Le carte vengono identificate con il loro numero o leggendo il codice a barre.
Conto aperto
Con CONTO APERTO l'importo non viene incassato subito ma addebitato sul conto del cliente associato alla carta, per essere saldato in seguito.
(1) Campo per il numero della carta o il codice a barre (anche con lettore).
(2) Cerca: cerca la carta e mostra il cliente associato.
(3) Annulla: torna alla schermata di pagamento.
(4) Conferma l'addebito dell'importo attuale sul conto.
Tessere
Con TESSERE si paga utilizzando il saldo di una tessera prepagata.
(1) Campo per il numero della tessera o il codice a barre.
(2) Cerca: mostra la tessera e il saldo disponibile.
(3) Annulla: torna alla schermata di pagamento.
(4) USA IL SALDO: paga l'importo con il saldo della tessera.
Le tessere si gestiscono in TotalGest nel menu Tessere.
Fattura
I pulsanti Fattura e Pagamento fattura tra i metodi di pagamento permettono di chiudere l'ordine addebitandolo su fattura al cliente. Il documento compare poi tra le ricevute con tipo Fattura.
Storico ordini e ricevute
Ordini aperti, pagati e cancellati; ricevute, buoni e fatture.
Ordini aperti, pagati e cancellati
(1) APERTI: ordini in corso, non ancora pagati completamente.
(2) PAGATI: ordini chiusi.
(3) CANCELLATI: ordini annullati.
(4) RICEVUTE: ricevute, buoni e fatture emessi (vedi Ricevute, buoni e fatture).
(5) Periodo visualizzato (ad esempio ultimi 7 giorni).
(6) Ricerca per tavolo o numero d'ordine; la X azzera la ricerca.
(7) Colonne: tavolo, numero ordine, coperti, stato, totale, importo pagato, chi ha creato l'ordine, ultima modifica e ultimo pagamento con operatore, data e ora.
Nella colonna Pagato si vedono anche gli acconti: un ordine aperto può essere già stato pagato in parte.
(1) Scheda PAGATI: per ogni ordine chiuso totale, importo pagato e operatore dell'ultimo pagamento.
Ricevute, buoni e fatture
Nella scheda RICEVUTE del menu Ordini si trovano tutti i documenti emessi dalla cassa.
(1) Scheda RICEVUTE.
(2) Colonne: tipo di documento (Ricevuta, Buono, Fattura), numero, data, tavolo, numero d'ordine, metodo di pagamento, operatore, stato e totale.
(3) Toccando una riga si apre il dettaglio del documento.
Dettaglio della ricevuta
Il dettaglio mostra i dati della ricevuta (data, operatore, tavolo, ordine), i prodotti con quantità e prezzi, i pagamenti con metodo e importo e il totale. In basso si trovano tre pulsanti:
- RISTAMPA: stampa di nuovo la ricevuta;
- ANNULLA RICEVUTA INTERA: storna la ricevuta (operazione da usare con attenzione);
- Chiudi: torna all'elenco.
I tipi Buono indicano la vendita di un buono regalo, che potrà poi essere usato come metodo di pagamento.
Dettaglio ordine
(1) Dati dell'ordine: numero, data, coperti, operatore che l'ha creato, tavolo (o Tipo: da asporto per gli ordini senza tavolo), stato e ultima modifica.
(2) Prodotti: quantità, prezzo, totale, stato e note (varianti e aggiunte come + Mozzarella), con operatore e orario.
(3) Pagamenti già registrati (acconti e pagamenti parziali).
(4) Totale, già pagato e rimanente.
(5) Cestino: annulla l'ordine (vedi Annullare un ordine).
(6) Preconto.
(7) Ristampa la comanda.
(8) Apri ordine: apre la comanda per modificarlo.
(9) Pagamento: passa direttamente all'incasso.
(10) Chiudi.
Annullare un ordine
Un ordine aperto per errore, o non più necessario, si annulla dal suo dettaglio.
- Vai su Ordini › Aperti e tocca l'ordine.
- Nel Dettaglio ordine tocca il cestino rosso in basso a sinistra.
- Conferma con Sì.
(1) Cestino del dettaglio ordine.
(2) Richiesta di conferma: Sei sicuro di voler eliminare/chiudere l'ordine?
(3) Sì annulla l'ordine; No torna al dettaglio.
L'ordine passa nella scheda Cancellati del menu Ordini, dove resta consultabile, e il tavolo torna libero.
Attenzione: per togliere singoli articoli da un ordine non annullarlo: usa il cestino nella finestra Modifica dell'articolo (vedi Modificare un articolo).
Utility di cassa
Ristampa e storno ultima ricevuta, cassetto, prelievo, ricarica cassa, log, spegnimento.
Le funzioni Utility
Il link UTILITY nella barra di stato apre il menu delle funzioni di cassa.
(1) Stampa ultima ricevuta: ristampa l'ultima ricevuta emessa.
(2) Storno ultima ricevuta: annulla l'ultima ricevuta emessa.
(3) Apri cassetto: apre il cassetto dei contanti senza registrare una vendita.
(4) Prelievo: registra un prelievo di contanti dal cassetto.
(5) Interfaccia Retail: passa all'interfaccia di vendita TotalPOS Retail.
(6) Ricarica cassa: ricarica dati e impostazioni da TotalGest.
(7) Apri log: apre il registro tecnico del programma.
(8) Spegni computer.
(9) Utility Retail: apre la finestra Operazioni cassa descritta sotto.
(10) Chiudi: chiude il menu.
Operazioni cassa
(1) Stampa report: Report X (rapporto intermedio del venditore), Report Z (rapporto della cassa), Esegui chiusura (chiusura giornaliera della cassa) e Ultimo Report Z (ristampa l'ultima chiusura).
(2) Tasso di cambio EUR usato per i pagamenti in euro; dopo la modifica tocca Salva.
(3) Utility: Ricarica TotalPOS, Apri magazzino (apre TotalGest nel browser della postazione con accesso automatico), Spegni computer e Chiudi programma.
(4) Admin: Impostazioni della postazione e Interfaccia Risto per tornare alla cassa ristorazione.
(5) Send Log invia il log all'assistenza, Open Log lo apre, Chiudi chiude la finestra.
Chiusura giornaliera e report
A fine giornata si esegue la chiusura giornaliera della cassa (End of Day). Si trova in UTILITY › Utility Retail, finestra Operazioni cassa.
Report
- Report X (venditore): rapporto intermedio degli incassi, senza chiudere la giornata. Si può stampare più volte.
- Report Z (cassa): rapporto della cassa.
- Ultimo Report Z: ristampa l'ultima chiusura.
Eseguire la chiusura
Tocca Esegui chiusura e conferma.
(1) Richiesta di conferma Eseguire la chiusura giornaliera?
(2) Sì esegue la chiusura.
(3) No annulla.
Dopo la chiusura la cassa mostra la conferma con data e ora.
(1) Messaggio Chiusura giornaliera eseguita (End of Day) con data e ora.
(2) Spegni computer o Chiudi programma a fine servizio.
(3) Apri cassa: riapre la cassa per una nuova giornata (si torna alla schermata del PIN).
(4) Ricarica TotalPOS.
(5) Ristampa Report Z della chiusura appena eseguita.
(6) Apri cassetto per il conteggio del contante.
Prima di eseguirla verifica in Ordini › Aperti che non ci siano conti da incassare. Le chiusure sono consultabili in TotalGest in Vendite › Ricevute › Elenco chiusure.
Configurazione (per tecnici)
System Configuration: autenticazione, server, database e file di configurazione.
Impostazioni della cassa in TotalGest (Food & Beverage)
Molte impostazioni del funzionamento di TotalPOS Risto non si trovano nella cassa ma in TotalGest, nella scheda della cassa. È un'area riservata agli utenti esperti: modifiche errate possono cambiare il comportamento della cassa.
Come arrivarci
- Dalla cassa tocca UTILITY nella barra di stato, poi Utility Retail.
- Nella finestra Operazioni cassa tocca Apri magazzino: si apre TotalGest nel browser della postazione, con accesso automatico alla licenza.
- In TotalGest vai su Vendite › Ricevute › Gestione casse.
- Clicca sul nome della cassa da configurare.
La scheda della cassa
(1) Schede di configurazione della cassa: Configurazione, Autorizzazione, Configurazione Food & Beverage, Dispositivi, Bottoni vendita, Utenti cassa, EFT, Prelievi, Pagamenti e altre dal menu a destra. Dopo una modifica usa SALVA o APPLICA.
(2) Scheda Configurazione Food & Beverage, con le opzioni specifiche della ristorazione.
(3) Servizio F&B abilitato, Avvia servizio F&B, Interfaccia F&B abilitata e Auto avvia interfaccia F&B: attivano il servizio e l'interfaccia ristorazione sulla postazione.
(4) Porta servizio: porta di comunicazione del servizio F&B.
(5) Abilita gestione tavoli.
Per ogni opzione, la casella spuntata indica che il valore è impostato per questa cassa; il valore si sceglie nel menu a tendina sotto.
Logout automatico e stampe
(1) Logout automatico: dopo l'ordine, dopo un pagamento parziale o dopo il pagamento totale. Se attivo, la cassa torna alla schermata del PIN al termine dell'operazione.
(2) Stampe degli ordini: stampa dell'ordine completo o solo delle parti nuove alla modifica dell'ordine, stampa degli scontrini per ordini senza tavolo e con tavolo.
(3) Stampa ticket dopo pagamento e Stampa i ticket della stessa stampante uniti (un'unica stampa quando più gruppi usano la stessa stampante).
System Configuration
Il link Config in basso a destra nella barra di stato apre la configurazione tecnica della postazione. È destinata ai tecnici che installano o assistono la cassa.
(1) Prima di entrare compare un avviso: modifiche errate possono compromettere il funzionamento della cassa. Tocca Continua solo se sai cosa stai facendo, altrimenti Annulla.
System Configuration
(1) Authentication: Auth Token della licenza, Device ID della postazione e Session Token. Active Session in verde indica che la sessione è attiva.
(2) Server Configuration: host e porta del servizio locale TotalPOS.
(3) Database Configuration (MariaDB): host, porta, nome del database, utente e password.
(4) Configuration File Path: percorso del file config.ini; Open Folder apre la cartella.
(5) Refresh: ricarica i dati.
(6) Clear Credentials: cancella le credenziali salvate (la postazione dovrà essere riattivata).
(7) Close: chiude senza modifiche.
Attenzione: token e password sono dati riservati. Non vanno comunicati né fotografati; negli screenshot di questo manuale sono oscurati.
FAQ e risoluzione problemi
Domande frequenti e soluzioni ai problemi più comuni.
Domande frequenti
Ho inserito degli articoli ma sono spariti
Probabilmente l'ordine non è stato salvato. Prima di uscire dalla comanda tocca sempre SALVA: finché il pulsante mostra un numero tra parentesi ci sono modifiche non registrate.
Ho applicato uno sconto ma non c'è più
Uno sconto applicato nella schermata di pagamento vale solo per quell'incasso: uscendo con Indietro non viene salvato. Per uno sconto permanente usa i Dati ordine o la finestra Modifica dell'articolo, poi salva.
Dopo il pagamento la cassa torna alla schermata del PIN
È attivo il logout automatico. Si configura in TotalGest, nella scheda della cassa, Configurazione Food & Beverage (logout dopo ordine, dopo pagamento parziale, dopo pagamento totale).
La scheda dell'ordine mostra "Mandata" in rosso
C'è ancora una mandata da mandare in preparazione. Tocca la freccia rossa sulla scheda e conferma con Sì.
Il cliente vuole pagare a parte una consumazione
Nella comanda usa Sposta righe e sposta gli articoli su un nuovo ordine (+ Ordine), poi incassa i due ordini separatamente. Per dividere il totale in parti uguali usa invece Dividi nella schermata di pagamento.
I clienti hanno cambiato tavolo
Dalla vista Tavoli tocca SPOSTA, scegli il tavolo di partenza e poi quello di destinazione.
Ho modificato tavoli, articoli o impostazioni in TotalGest ma la cassa non li mostra
Usa Ricarica cassa dal menu Utility o il pulsante di aggiornamento nella barra superiore.
La barra di stato non mostra "Collegato"
La cassa non comunica con il server. Verifica la rete e, se il problema persiste, contatta l'assistenza: dal menu Utility › Utility Retail puoi inviare il log con Send Log.
Devo ristampare una ricevuta
Per l'ultima ricevuta usa Stampa ultima ricevuta nel menu Utility; per una ricevuta precedente apri Ordini › Ricevute, tocca la ricevuta e scegli Ristampa.
Configurare menu, pulsanti e stampe
Configurazione in TotalGest di sezioni del menu, gruppi articoli, gruppi stampanti, bottoni vendita, pagamenti e utenti cassa.
Come TotalGest costruisce il menu della cassa
Quello che il personale vede sulla cassa (categorie in alto, pulsanti a destra, mandate, stampe in cucina e al bar) viene configurato in TotalGest. Queste impostazioni sono riservate agli utenti esperti.
Come arrivarci
- Sulla cassa: UTILITY › Utility Retail › Apri magazzino (si apre TotalGest con accesso automatico).
- In TotalGest: Vendite › Ricevute.
(1) Vendite › Ricevute.
(2) Gestione casse: impostazioni di ogni cassa.
(3) Voci specifiche della ristorazione: Gruppi articoli, Gruppi stampanti, Sezione Menu e Tavoli.
Come si collegano le impostazioni
- Gli articoli di TotalGest sono classificati in gruppi (es. FOOD › PRIMI, DRINKS › BIRRE).
- I Gruppi articoli associano ogni gruppo a una Sezione Menu (la categoria in alto sulla cassa) e a un Gruppo stampanti (dove esce la comanda).
- La Sezione Menu stabilisce anche se gli articoli usano le portate (mandate).
- I Bottoni vendita della cassa costruiscono i pulsanti del pannello di destra.
- I Pagamenti della cassa definiscono i pulsanti della schermata di incasso.
Le casse
(1) Sede.
(2) Area del locale (es. Lounge, Sport).
(3) Casse dell'area, con stato, ultima connessione e versione del programma.
(4) Modifica o eliminazione della cassa.
(5) Nuova cassa.
Dopo ogni modifica salva in TotalGest e sulla cassa usa Ricarica TotalPOS.
Sezioni del menu e portate
(1) Gruppo: nome mostrato sulla cassa; il numero ne indica l'ordine.
(2) Chiave: identificativo interno della sezione.
(3) Cestino: elimina la sezione.
(4) Usa portate: se attivo, gli articoli della sezione vengono gestiti nelle mandate (antipasti, primi, secondi…). Per bevande e caffetteria di solito è disattivato: gli articoli vengono serviti subito e nella comanda sono raggruppati per categoria.
(5) Nuovo aggiunge una sezione, Applica salva.
Gruppi articoli
I Gruppi articoli collegano i gruppi degli articoli di TotalGest alla cassa: decidono in quale sezione del menu compaiono e su quale stampante esce la comanda.
(1) Campo di classificazione dell'articolo usato (es. Gruppo 2).
(2) Valore: il gruppo di articoli (es. DRINKS › VINI).
(3) Abilitato.
(4) Sezione Menu in cui compaiono gli articoli del gruppo (es. Bevande).
(5) Gruppi stampanti: dove viene stampata la comanda (es. bar-sport, bar-lounge). Si possono indicare più gruppi.
(6) Ordinamento degli articoli.
(7) Elimina la riga.
(8) Nuovo / Nuovi aggiungono righe, Applica salva.
Esempio: il gruppo DRINKS › COCKTAILS compare nella sezione Bevande e le comande escono sulla stampante del bar-lounge.
Gruppi stampanti
I Gruppi stampanti rappresentano i punti di stampa del locale: cucina, bar, pizzeria, cassa… Ogni gruppo viene poi associato a una stampante fisica nella configurazione della postazione e ai gruppi di articoli (vedi Gruppi articoli).
(1) Gruppo: nome del punto di stampa (es. cucina, bar-sport, pagamento).
(2) Chiave: identificativo interno.
(3) Elimina il gruppo.
(4) Nuovo aggiunge un gruppo, Applica salva.
Nella scheda Configurazione della cassa si indica anche la stampante predefinita (es. Pagamento) usata per ricevute e preconti.
Bottoni vendita
La scheda Bottoni vendita della cassa (Gestione casse › nome cassa) costruisce i pulsanti del pannello di destra della comanda e i pulsanti rapidi degli articoli.
(1) Scheda Bottoni vendita.
(2) Nuovo bottone.
(3) Bottone di tipo Prodotto singolo: un tocco aggiunge l'articolo collegato (codice, IVA, magazzino).
(4) Icona del bottone (immagine facoltativa).
(5) Contenitore di bottoni: la macro-categoria a destra (es. FOOD), che raggruppa altri bottoni.
(6) Categoria prodotti dentro il contenitore (es. ANTIPASTI): mostra gli articoli della categoria.
(7) Modifica, sposta ed elimina.
Per ogni bottone si impostano anche colore, larghezza, altezza, ordine e abilitazione. I tipi disponibili sono: prodotto singolo, servizio singolo, tipologia prodotto o servizio, categoria prodotti o servizi, contenitore di bottoni, buono.
Configurare i pagamenti
La scheda Pagamenti della cassa definisce i pulsanti della schermata di incasso.
(1) Scheda Pagamenti.
(2) Nuovo pulsante di pagamento.
(3) Nome del bottone sulla cassa e nome del pagamento (metodo registrato sulla ricevuta).
(4) Abilitato.
(5) Tipo (Contanti, Fattura, carta…), valuta e importo fisso per i tagli rapidi (es. 10 CHF).
(6) Colore del pulsante.
(7) Larghezza, altezza e ordine.
(8) Modifica.
Utenti cassa e PIN
La scheda Utenti cassa indica quali utenti possono accedere alla cassa con il proprio PIN.
(1) Seleziona tutti.
(2) Scheda dell'utente con nome e ruolo e indicazione del PIN (NO PIN se non impostato).
(3) Abilitato: Sì / No per questa cassa.
(4) Casella di selezione.
Il PIN si imposta nella scheda dell'utente in TotalGest. Negli screenshot i PIN sono oscurati: non comunicarli.
Altre schede della cassa
Configurazione
(1) Schede della cassa: Configurazione, Autorizzazione, Configurazione Food & Beverage, Dispositivi, Bottoni vendita, Utenti cassa, EFT, Prelievi, Pagamenti.
(2) Nome cassa e Sede / Area.
(3) Stampante predefinita (es. Pagamento).
(4) Dispositivo collegato.
(5) Timer di sincronizzazione con TotalGest (secondi).
(6) Token della cassa (dato riservato, oscurato).
Autorizzazione
(1) Operazioni da autorizzare: cancellazione ordine, cancellazione righe, eliminazione permanente, sconti predefiniti, sconto libero.
(2) Gruppi di utenti autorizzati per ciascuna operazione (es. administrators, Tutti).
Dispositivi
(1) Nome del dispositivo.
(2) Chiave.
(3) OTP Password per l'attivazione (oscurata).
(4) Piattaforma (es. Windows).
(5) Abilitato.
Configurazione Food & Beverage, EFT e Prelievi
Le opzioni Food & Beverage (servizio, gestione tavoli, logout automatico, stampe) sono descritte in Impostazioni della cassa in TotalGest (Food & Beverage). EFT (terminale carte integrato) e Prelievi funzionano come per TotalPOS Retail: vedi il manuale TotalPOS Retail, capitolo Utility e configurazione.